Open to buy : pourquoi le fichier Excel finit toujours par gagner.
Presque toutes les enseignes que nous rencontrons ont déjà outillé leur open to buy. Et presque toutes continuent de l’arbitrer dans un fichier. Voici les trois raisons que nous observons, et ce qui permet d’en sortir.
Première raison : l’outil est en retard d’une réunion
L’open to buy n’est pas un chiffre, c’est une décision collective. Il se discute en comité, se modifie en séance, et doit pouvoir intégrer une hypothèse lancée à l’oral. Un outil qui demande une nuit de recalcul arrive après la décision, donc le fichier reprend la main.
C’est le premier critère que nous testons lors d’un cadrage : le modèle supporte-t-il une modification pendant la réunion où la question se pose ?
Deuxième raison : la maille ne correspond pas à l’arbitrage
Beaucoup de modèles sont construits à la maille où la donnée existe, pas à celle où la décision se prend. Un budget d’achat piloté par département alors que l’arbitrage se fait par famille et par marché oblige les équipes à reventiler à la main, donc à ressortir un fichier.
Troisième raison : personne ne voit le reste à engager
Le montant ouvert est connu, le montant engagé aussi, mais le reste à engager se recalcule rarement en continu. Sans cette troisième valeur rafraîchie à chaque arrivée de ventes réelles, l’open to buy devient un constat plutôt qu’un outil de pilotage, et les buying sessions se tiennent sans vision consolidée.
Ce qui permet d’en sortir
- Un modèle modifiable en séance, pas dans un lot de développement
- La maille de l’arbitrage, choisie avant la maille de la donnée disponible
- Le reste à engager recalculé à chaque remontée de ventes, avec alerte sur le décrochage
- Un seul endroit où la valeur fait foi, pour que le fichier perde son utilité
Le fichier ne disparaît pas parce qu’on l’interdit. Il disparaît quand l’outil répond plus vite que lui.
Le détail des modules que nous livrons figure sur la page Merchandise planning.